Vom Datenstückwerk zum Gesamtbild: Wie wir unsere BI-Prozesse sichtbar gemacht haben

Workshop-Vorbereitung: Karten und Symbole für den Business Data Flow im BI-/DWH-Team.


Ein Erfahrungsbericht Produkt Owner-Runde unserer BI / DWH Plattform

Warum wir diesen Workshop gemacht haben?

In BI- und DWH-Umfeldern gibt es viele technische Komponenten – aber oft kein klares, gemeinsames Bild davon, wie fachliche Datenprozesse eigentlich ablaufen. Wer liefert Daten? Wer nutzt sie? Was passiert dazwischen?

Bei uns in der BI/DWH-Plattform existierten verschiedene Produkte (u. a. ODS, DWH und Reporting), die auf dieselben Quellen zugreifen, diese unterschiedlich verarbeiten – und teilweise unkoordiniert nebeneinander arbeiten.

Die Ursache: historisch gewachsene Strukturen, schnelle Entscheidungen unter Zeitdruck – und fehlende Dokumentation der Geschäftsprozesse. Viele dieser Abläufe sind nur in Köpfen oder alten Tickets dokumentiert, selten konsolidiert oder nachvollziehbar aufbereitet.

Doch gerade jetzt, wo wir als POs eine Roadmap und eine strategische Weiterentwicklung der Plattform planen wollen, wurde klar:
Wir müssen zuerst den Ist-Zustand verstehen, bevor wir einen Soll-Zustand gestalten können.

Unser Ziel

Wir wollten den IST-Business Data Flow sichtbar machen:

  • Welche Geschäftsprozesse gibt es eigentlich?

  • Wie ist der Datenfluß?

  • Welche Systeme und Akteure sind beteiligt?

  • Wo entstehen Redundanzen oder Unklarheiten?

Erst wenn dieses Bild klar ist, können fundierte Architektur- und Strategieentscheidungen getroffen werden.

Unser methodischer Ansatz

Wir haben den Workshop visuell, intuitiv und kollaborativ gestaltet. Statt mit komplexen Modellierungssprachen zu arbeiten, nutzten wir:

  • Farbcodierte Karten für Systeme, Beteiligte, Prozesse und Outputs

  • Einheitliche Symbole (z. B. für Datenbanken, Reports, Dateien, externe Schnittstellen etc.)

  • Beschriftbare Pfeile für die Datenflüsse

  • Eine zeitliche Struktur von links nach rechts, ergänzt durch die Phasen: Import – Transformation – Output

Das Ganze fand auf großen Moderationswänden mit BrownPaper statt – physisch, greifbar und gemeinsam erarbeitet.

Was wir gelernt haben

  • Prozesswissen sichtbar gemacht: Viele Abläufe wurden erstmals vollständig nachvollzogen

  • Gemeinsames Verständnis geschaffen: Statt individueller Perspektiven entstand ein Gesamtbild

  • Wissenslücken aufgedeckt: Probleme und Unklarheiten konnten konkret benannt werden

  • End-to-End-Denken etabliert: Wir betrachten unsere Plattform nun aus Prozesssicht – nicht nur systemisch

  • Form entwickelt: Ein visuelles, leicht anwendbares Format, um Business-Datenflüsse zu modellieren

„Ein Tag klingt nicht nach viel – aber für ein gemeinsames Prozessverständnis ist er extrem gut investiert.“

Mini-Anleitung: So startest du deinen eigenen Workshop

Step 1: Bedarf erkennen

Die Product Owner wollen eine Roadmap oder strategische Weiterentwicklung – aber das Prozessverständnis fehlt.
-> Zuerst den Ist-Prozess darstellen, dann lässt sich der Soll-Zustand (Vision) entwickeln.

Step 2: Geschäftsprozesse identifizieren

Welche Prozesse sind aktuell kritisch, unklar oder besonders relevant?
-> Die Prozesse auswählen, die modelliert werden sollen (z. B. End-to-End-Kette für ein Produkt oder KPI).

Step 3: Probedurchlauf durchführen

Mit Schlüsselpersonen (z. B. Plattform-PO, CPO) einen Mini-Prozess testen, um Symbolik & Methode zu klären.
-> So entsteht Sicherheit, ob das Vorgehen zur Organisation passt.

Step 4: Vorbereitung

  • Karten, Farben und Symbole vorbereiten

  • Moderationswände und Arbeitsfläche organisieren

  • Product Owner frühzeitig einladen – Tagesblocker setzen!

Step 5: 1-Tages-Workshop durchführen

Visuell, kollaborativ, offen. Jeder darf denken, zeigen, zweifeln.
Am Ende: Feedback einsammeln – was war hilfreich, was fehlte?

Step 6: Nachbereitung & nächste Schritte

  • Prozesse digital dokumentieren

  • Identifizierte Fragen und Probleme priorisieren

  • Mit technischen Architekten abstimmen

  • Entscheiden: Welcher Geschäftsprozess ist der nächste?

Fazit

In einem Tag haben wir nicht alle Geschäftsprozesse modelliert, aber den wichtigsten und komplexesten – und damit eine Basis gelegt.
Wir haben gesehen:

  • Struktur entsteht nicht von allein – man muss sie gemeinsam erarbeiten.
  • Klarheit ist keine Selbstverständlichkeit – aber sie ist möglich.

Unser nächstes Ziel

Wir wollen auf dieser Grundlage weiterarbeiten:

  • Weitere Geschäftsprozesse und Teilprozesse modellieren

  • Wissen konsolidieren

  • Eine belastbare Grundlage für strategische Architekturentscheidungen schaffen

Und dein Team?
Vielleicht ist es Zeit, die Datenflüsse eures Business ebenfalls sichtbar zu machen.

„Starte klein – aber fangt an.“

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